10 راهکار برای کوچینگ عملکردی مؤثر کارکنان
آموزه هایی از فرمول 1
کوچینگ عملکردی چیست؟
به تعبیری یک فرآیند مشارکتی است که از طریق تعاملات روزمره بین یک مدیر و یک کارمند یا گاهی بین کارکنان انجام می شود.
آنها می توانند در مورد تعامل با هم فکر کنند. به طور مثال مدیر می‌تواند نماینده فروش را تشویق کند تا راه‌هایی برای ایجاد تعامل بیشتر با مشتری ارائه دهد.
این جریان منجر به ایجاد تفاوت مثبت در عملکرد کارمند خواهد شد.
در حالت ایده آل کوچینگ عملکردی می تواند بخشی جدایی ناپذیر از استراتژی مدیریت استعداد سازمان شما باشد.
این روند تأثیر زیادی بر تعامل و بهره وری کارکنان داشته باشد در نتیجه عملکرد کسب و کار به عنوان یک کل ارتقا خواهد یافت.
مزایای کوچینگ عملکرد
کوچینگ عملکردی یک مفهوم بسیار رایج در مسابقات فرمول 1 است.
اگر لحظات قبل از شروع مسابقه را تماشا کنید، احتمالاً لوئیس همیلتون یا مکس ورشتاپن را با شخصی که نقش او به عنوان "کوچ عملکردی" روی صفحه نمایش داده می شود، خواهید دید.
از مصاحبه با یکی از این کوچ های عملکردی متوجه می شویم که وظیفه آنها عبارت است از
"اطمینان از این که راننده در وضعیت مطلوبی برای بروز عملکرد تا آخر مسابقه قرار دارد."
و
"در صورت وجود درد و مشکل، همواره فردی برای کمک وجود دارد."
اگر این مفهوم را در محیط های کاری هم به کار برده شود مزایایی در بر خواهد داشت:
ارتقای کارایی
این امر بدیهی است.
هدف اصلی کوچینگ عملکردی، بهبود عملکرد کاری کارکنان است.
از آن جا که هر انسانی منحصر به فرد است، راه به حداکثر رساندن پتانسیل او نیز با دیگری متفاوت خواهد بود.
کوچینگ عملکردی سازمان ها را قادر می سازد تا رویکرد مدیریت استعداد خود را شخصی سازی کرده و از هر استعدادی بهترین بهره را ببرند.
این امر به نوبه خود تأثیر مثبتی بر سطوح عملکرد سازمان خواهد داشت و به آن کمک می کند تا به اهداف کسب و کاری خود دست پیدا کند.
استحکام روابط
برای این که روابط کوچینگ موفق باشد، لازم است اعتماد وجود داشته باشد.
لازم است کارکنان به سازمان، به کوچ و به کل ایده کوچینگ اعتماد پیدا کنند.
هنگامی که بین کوچ و کوچ شونده اعتماد شکل گیرد منجر به ایجاد رابطه قوی‌تر بین آنها و در نهایت همکاری بهتر خواهد شد.
ارتقای سطوح تعاملی
هنگامی که کارکنان کوچینگ عملکردی شخصی دریافت می کنند، به آنها نشان داده می شود که کارفرما به آنها اهمیت داده و بر روی پیشرفت حرفه ای آنها سرمایه گذاری می کند.
در نتیجه آنها به احتمال زیاد انگیزه بیشتری برای بهبود عملکرد خود و کمک به اهداف سازمان خواهند یافت.
به طور کلی احساس مشارکت ارتقا پیدا می کند.
نرخ ماندگاری بهتر
برآیند مزایای ذکر شده این است که کارکنان متعهد، با احتمال کمتری سازمان را ترک خواهند کرد.
10 نکته برای مربیگری موثر در عملکرد کارکنان
اگر به مثال فرمول 1 برگردیم، منابع انسانی دو نقش اصلی در کوچینگ عملکرد دارد:
1- کوچینگ عملکردی کارکنان را در سازمان فعال و تسهیل کنید تا مطمئن شوید که هر فرد در شکل مطلوب برای "مسابقه" بوده و برای چالش های جدید آماده است.
2- هر زمان که یک کارمند یا مدیر "درد یا کمی رنج" را تجربه کرد در کنارش باشید.
نکاتی که در این بخش فهرست کرده‌ایم، همگی مربوط به یکی از این نقش‌ها هستند.
1. ایجاد فرهنگ کوچینگ
اگر واقعاً می خواهید کوچینگ عملکردی کارکنان را فعال و تسهیل کنید، ابتدا باید روی ایجاد فرهنگ کوچینگ در سازمان خود کار کنید.
در یک سازمان دارای فرهنگ کوچینگ:
افراد به یکدیگر اعتماد دارند
کارکنان توانایی زیر سوال بردن وضعیت موجود را دارند
وجود تمایل به ایجاد مشترک، صرف نظر از موقعیت افراد
دارا بودن طرز فکر رشد و تمایل به کمک به رشد یکدیگر
2. کوچ مدیران
مدیران نقش مهمی در موفقیت طرح کوچینگ عملکردی کارکنان دارند.
یک اشتباه رایج در این زمینه این است که فکر می کنید می توانید به سادگی مدیران را در مورد نحوه کوچینگ آموزش دهید و کار تمام می شود.
نمی توان از کسی که هرگز کوچینگ دریافت نکرده و مزایای آن را تجربه ننموده انتظار داشت که خودش کوچ خوبی برای دیگران باشد.
بنابراین قبل از این که به مدیران نقشی اضافه کنید، شرایطی ایجاد کنید که ابتدا خودشان یک فرآیند کوچینگ را طی کنند.
به خاطر داشته باشید که ممکن است برای تسهیل کوچینگ مدیران ارشد به کمک خارجی نیاز داشته باشید.
3. شناسایی فرصت های بهبود عملکرد
برخی می‌گویند «مشکلات عملکرد را شناسایی کنید»، اما اصطلاح فرصت‌های بهبود بسیار توصیف بهتری است.
هر چند در واقع ممکن است فردی عملکرد ضعیفی داشته باشد لزوماً به این صورت نیست. گاهی برخی افراد با عملکرد عالی نیز هنوز به پتانسیل کامل خود نرسیده اند.
کوچینگ عملکردی کارکنان را به عنوان یک فرآیند مستمر یادگیری در نظر می گیریم.
هنگامی که این نوع گفتگوی مستمر برقرار شد، تشخیص فرصت های بهبود عملکرد کارکنان برای یک مدیر بسیار آسان تر خواهد بود.
از سوی دیگر، برای کارمندان مطرح کردن هر نوع چالشی که در شغل خود با مواجه می شوند، بسیار آسان تر خواهد بود.
این گفتگوی باز و مداوم با مدیر باعث ایجاد اعتماد، یک رابطه قوی تر و یک محیط امن می شود.
در چنین فضایی، افراد احساس می‌کنند که می‌توانند باز و صادق باشند، بدون ترس از این که این امر بر ارزیابی آنها تأثیر منفی بگذارد.
4. مورد بحث قرار دادن برنامه عملیاتی با کارکنان
هنگامی که مدیر یا کارمند فرصت بهبود عملکرد را شناسایی کردند، می توانند با هم راه حل های بالقوه ای ارائه دهند.
این که راه حل واقعی چگونه به نظر می رسد به موضوع و کارمند بستگی دارد.
حتی زمانی که دو نفر نیاز به توسعه شایستگی‌های یکسانی دارند، گاهی بهترین راه برای دستیابی به آن شایستگی‌ها ممکن است متفاوت باشد.
برنامه عملیاتی می تواند شامل ترکیبی از روش های مختلف یادگیری و آموزشی باشد، به عنوان مثال یک دوره آموزشی آنلاین و کوچینگ همتایان.
مهم است که هم مدیر/کوچ و هم کارمند در مورد برنامه اعملیاتی به توافق برسند و تاریخ برگزاری جلسه کوچینگ بعدی را تعیین کنند.
مثلاً اگر سرپرست تیم خدمات مشتری، بازخورد منفی مشتری را در مورد تعامل با یک نماینده فروش خاص می بیند، به دلیل اعتماد ایجاد شده سرپرست تیم می‌تواند به راحتی با نماینده فروش در مورد تعامل صحبت کند.
به همین ترتیب، نماینده مربوط احساس راحتی می کند که چالش های خود را با مدیر در میان بگذارد. برای مثال، ممکن است نماینده اطلاعات کافی در مورد یک محصول جدید نداشته باشد. سپس آنها می توانند با هم نقاط بهبود را شناسایی کنند.
در این مورد، می‌تواند حضور در یک جلسه معرفی محصول و یا گوش دادن به تماس‌های ضبط شده توسط نمایندگانی باشد که درک خوبی از آن محصول دارند.
سرپرست تیم به جای مدیریت خُرد باید از همکاری مطمئن شود. به این ترتیب کوچینگ، کارکنان را درگیر می کند و در کمک به بهبود آنها واقعاً تأثیرگذار می شود.
برنامه عملیاتی کوچینگ عملکردی همچنین باید شامل نتایج یا اهداف عملکردی باشد که کارمند می‌خواهد در یک بازه زمانی مشخص به آن دست یابد.
این به همه اجازه می دهد که بدانند به کجا می روند و نیز به شما امکان می دهد عملکرد را ارزیابی و اندازه گیری کنید.
5. حمایت آشکار
به نوعی این مورد به اولین نکته ای که در مورد ایجاد فرهنگ کوچینگ مطرح کردیم برمی گردد.
در فرهنگ کوچینگ افراد به یکدیگر اعتماد دارند.
همه افراد در سازمان این ذهنیت را دارند که می خواهند به رشد دیگران کمک کنند.
هنگامی که شما با موفقیت فرهنگ کوچینگ را در سازمان خود ایجاد کردید، حمایت تنها از سوی مدیر یک کارمند نمی آید. این مفهوم از تمام اعضای تیم، منابع انسانی و سایر همکاران نیز حس می شود.
به این ترتیب کوچینگ عملکردی به یک مسئولیت مشترک تبدیل شده است که همه آن را بر عهده می گیرند.
این از نظر تئوری زیبا به نظر می رسد. ولی در واقعیت بسیاری از سازمان‌ها، اگر نگوییم اکثر آنها، هنوز نتوانسته‌اند فرهنگ کوچینگ را ایجاد کنند.
چند راهکار برای نشان دادن حمایت از کارکنان پیشنهاد می شود:
اعتماد خود را به آنها ابراز کنید و به آنها بگویید که برای حمایت از آنها حضور دارید.
مرتب بررسی کرده و از آنها بپرسید که اوضاع چگونه پیش می رود و چگونه می توانید کمک کنید.
اگر یک برنامه کوچینگ یا کوچینگ همتا دارید، یکی از این برنامه های همتا را برای حمایت بیشتر به آنها پیشنهاد دهید.
6. ترویج یادگیری مستمر
فرهنگ کوچینگ و یادگیری مستمر دست به دست هم می دهند.
وقتی صحبت از ارتقای یادگیری مستمر می شود، منابع انسانی نیز نقش مهمی را ایفا می کند.
آنها باید به این فکر کنند که چگونه محیط کاری ایجاد کنند که در آن افراد برای یادگیری و بهبود مستمر عملکرد خود انگیزه داشته باشند.
بخشی از این رویکرد شامل کوچینگ عملکردی است.
بخش دیگری از آن شامل آموزش مدیران برای یادگیری بشارت دهنده و الگو می شود.
برجسته کردن افرادی در سازمان که رفتار یادگیری مستمر عالی از خود نشان می دهند نیز نقش مهمی ایفا می کند.
به عنوان یک راهکار عملیاتی:
"وقتی مدیر هستید و یکی از اعضای تیم شما با یک سوال به شما مراجعه می کند، بلافاصله به آنها پاسخ ندهید."
در عوض از آنها بخواهید ابتدا فکر کنند که پاسخ یا راه حل خودشان چه می‌تواند باشد. اگر بخواهید، می‌توانید آنها را در جهت درست هدایت کنید، اما نه بیشتر از آن.
اگرچه ممکن است این کار ساده ای به نظر برسد، اما ممکن است مدتی طول بکشد تا رهبران تیم به جای دادن پاسخ فوری، این را به عنوان یک روش بازتابی جدید بپذیرند.
با این حال، تغییر در این رویکرد به شدت به کنجکاوی و توانایی افراد برای حل مشارکتی مشائل کمک می کند.
7. جمع آوری بازخورد
بازخورد بخشی جدایی ناپذیر از هر نوع فرآیند کوچینگ است و باید آن را به عنوان یک خیابان دو طرفه در نظر گرفت.
مدیران باید به طور مرتب با کارمندان خود در مورد نحوه درک آنها از فعالیت های کوچینگ صحبت کنند. آنها باید دریابند که چه چیزی می تواند بهبود یابد تا کوچینگ موثرتر شود.
این پیشرفت‌ها می‌تواند مربوط به کوچ و همچنین فعالیت‌های کوچینگ باشد.
مهم است که این جلسات بازخورد به طور منظم یا مستمر برگزار شود.
البته بازخورد نباید فقط از سوی مدیر و کوچ باشد.
در فرهنگ کوچینگ همه افراد به دادن و دریافت بازخورد عادت دارند و این کار را به صورت مستمر انجام می دهند.
8. سفارشی نمودن فعالیت های کوچینگ عملکردی
کوچینگ عملکردی کارکنان یک راه حل مناسب برای همه نیست.
بسته به پتانسیل، مهارت ها و تجربه، افرادی که به تازگی شغل خود را شروع کرده اند، به رویکرد متفاوتی نسبت به رهبران ارشد نیاز دارند.
به عنوان ایده اولیه در این جا چند نمونه از فعالیت های کوچینگ عملکردی آورده شده است:
بازخورد را از همه اعضای تیم یا افرادی که کوچ با آنها کار می کند جمع آوری کنید و با افراد به اشتراک بگذارید. این به هر فرد کمک می کند تا در مورد چگونگی بهبود، هم در صورت عملکرد ضعیف و هم در صورتی که می خواهد پتانسیل خود را بیشتر توسعه دهد، فکر کند.
پیگیری موارد قبلی؛ به عنوان یک کوچ، زمانی که فرد موضوعی را مطرح می کند که باید آن را حل کند، به او اجازه دهید دوباره در مورد آن فکر کند، سؤالات باز و کاوشگرانه بپرسد و وی را در فرآیندی که طی می کند راهنمایی کنید.
به عنوان یک مربی، از افراد بخواهید که سؤالات درونی خود را بررسی کنند. سپس می توانید پاسخ هایی بر اساس تجربه خود برای آنها داشته باشید. افشای نقاط ضعف خود نیز می تواند به ایجاد یک فضای روانی امن و اعتماد کمک کند.
9. ارزیابی عملکرد به طور منظم
لازم است تأثیر فعالیت‌های کوچینگ عملکردی خود را بر روی عملکرد افراد ارزیابی کنید.
اهداف دست یافتنی که همراه با فرد کوچ شونده تعیین کرده اید و در برنامه عملیاتی گنجانده اید می تواند به این امر کمک کند.
اگر مدیریت عملکرد یک فرآیند مداوم در سازمان شما باشد و گفت و گوی مستمری بین مدیران و تیم های آنها وجود داشته باشد، این امر مشاهده و ارزیابی عملکرد را برای مدیران آسان تر خواهد کرد.
10. پیگیری پیشرفت ها
نتیجه منطقی این روند آن است که باید پیشرفت ها و توسعه افراد به طریقی و بر اساس داده های مستند پیگیری شوند.
یکی از راه های انجام این کار می تواند در سیستم مدیریت استعداد باشد.
این یک راه حل نرم افزاری یکپارچه است که سازمان ها را قادر می سازد تا مدیریت عملکرد و یادگیری و توسعه (و موارد دیگری) را پیگیری کنند.
سخن آخر
کوچینگ عملکردی کارکنان باید یک فرآیند مداوم در درون تیم باشد.
آن را تنها به عنوان راه حلی برای عملکرد ضعیف تلقی نکنید.
در عوض، آن را به ابزاری برای بهبود مستمر عملکرد تک تک کارکنان خود تبدیل کنید.
همه کارکنان را به عنوان راننده های فرمول 1 در نظر بگیرید.
برای دسترسی به منبع این مقاله کلیک کنید.
