مدیریت دارایی های فیزیکی
هر کسب‌وکاری دارایی‌هایی دارد - سرمایه‌گذاری‌های بلندمدت مانند تجهیزات، ماشین‌آلات و فناوری. و برای پیگیری صحیح این موارد، مدیریت دارایی فیزیکی ضروری است.
این مقاله دارایی‌های فیزیکی را تعریف می‌کند، اهمیت مدیریت دارایی‌های فیزیکی را مورد بحث قرار می‌دهد و نشان می‌دهد که چرا شرکت‌های بیشتری برای پیگیری موجودی خود به نرم‌افزار مدیریت دارایی فیزیکی روی می‌آورند
. دارایی های فیزیکی چیست؟
دارایی های فیزیکی که به عنوان دارایی های مشهود نیز شناخته می شوند، سرمایه گذاری های بلندمدتی هستند که می توان آنها را لمس کرد، نگه داشت یا دید. این شامل ماشین آلات، ساختمان ها، زمین، تجهیزات، ابزار، فلزات گرانبها، الماس و غیره می شود.
در ترازنامه، دارایی های مشهود قبل از دارایی های نامشهود فهرست می شوند.
نرم افزار مدیریت دارایی فیزیکی چیست؟
نرم افزار مدیریت دارایی فیزیکی یک راه حل ردیابی موجودی است که به شما امکان سازماندهی و ردیابی دارایی های فیزیکی را می دهد. چه کسب و کار شما دارای چند ده لپ تاپ یا هزاران وسیله نقلیه باشد، برنامه مدیریت دارایی مناسب می تواند سیستم ردیابی دارایی شما را ساده و بهینه کند.
در حالی که می‌توانید از یک صفحه کاغذ یا صفحه‌گسترده برای ردیابی دارایی‌های فیزیکی استفاده کنید، تنها نرم‌افزار مدیریت دارایی فیزیکی به شما امکان می‌دهد یک داشبورد دیجیتالی و بصری از تمام دارایی‌های خود ایجاد کنید. با استفاده از این داشبورد سرتاسر، به راحتی می‌توانید ببینید که چه سرمایه‌گذاری‌هایی در کجا انجام داده‌اید، حتی اگر تجهیزات، ابزار، ماشین‌آلات یا فناوری دارید که مرتباً دست به دست می‌شوند.
چرا مدیریت دارایی فیزیکی مهم است؟
مدیریت دارایی های فیزیکی به دلایل مختلفی ضروری است، از جمله نیاز به محافظت از سرمایه گذاری های خود، کاهش از دست دادن موجودی، و سرعت بخشیدن به فرآیندهای خسته کننده مانند شمارش موجودی پایان سال و آماده سازی مالیات کسب و کار.
در اینجا کمی بیشتر در مورد برخی از مهمترین دلایل برای تمرین مدیریت دارایی فیزیکی آورده شده است:
. 1 سازماندهی کنید - و آن را به همین ترتیب حفظ کنید
هنگامی که شرکت شما مدیریت دارایی فیزیکی را شروع می کند، یک دوره حضوری وجود دارد که به مقدار مناسبی از حسابرسی، وارد کردن جزئیات اقلام در سیستم موجودی و برچسب گذاری دارایی نیاز دارد.
و در حالی که استفاده از نرم‌افزار موجودی هوشمند می‌تواند این فرآیند را تسریع کند، این دوره «شروع به کار» را به‌عنوان کار سخت ننویسید. در حقیقت، راه‌اندازی سیستم مدیریت دارایی‌تان زمان مناسبی برای بهینه‌سازی سیستم‌ها، تمیز کردن انبارها و تنظیم رویه‌های عملیاتی استاندارد برای رسیدگی به موجودی‌های شرکت شما است.
با کمی برنامه ریزی و کمک از یک راه حل نرم افزار دارایی فیزیکی، می توانید شرکت خود را به مکانی تبدیل کنید که برای همیشه سازماندهی شده باشد.
2. موارد با ارزش بالا را پیگیری کنید
مدیریت دارایی های فیزیکی تنها راه موثر برای نظارت بر دارایی های ملموس با ارزش بالا است. بدون وجود سیستمی برای ردیابی این موارد، شما در معرض خطر یک ضرر پرهزینه هستید.
یک سیستم مدیریت دارایی می تواند به شما کمک کند تا مشخص کنید چه چیزی دارید، کجاست، در چه شرایطی قرار دارد و چه کسی آخرین بار آن را داشته است.
3. انجام ممیزی سریع و آسان و شمارش موجودی
هنگامی که از نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی استفاده می کنید، می توانید حتی خسته کننده ترین تعداد موجودی را ساده کنید. چه شمارش موجودی پایان سال را انجام دهید و چه شمارش دوره ای ، برنامه موجودی مناسب مطمئناً در وقت شما صرفه جویی می کند.
علاوه بر این، می‌توانید به سادگی با اسکن بارکد یا کدهای QR با تلفن یا رایانه خود، به تمام اطلاعات مربوط به دارایی‌های خود دسترسی پیدا کنید. این به این دلیل است که نرم افزارهای کنترل موجودی به شما امکان می دهند از دوربین دستگاه خود به عنوان بارکد یا خواننده کد QR استفاده کنید.
4. حسابداری کارآمدتر و دقیق تر می شود.
هنگامی که یک چک لیست دارایی در دسترس دارید، برای حسابداران شما بسیار ساده تر است که به سرعت ارزش تمام دارایی های فیزیکی شرکت شما را بررسی کنند. و اگر آنها نیاز به تهیه ترازنامه یا ادعای استهلاک داشته باشند، این اطلاعات در سیستم موجودی شما نیز ذخیره می شود.
چگونه با مدیریت دارایی های فیزیکی شروع کنیم
آیا نمی دانید چگونه می توانید دارایی های فیزیکی شرکت خود را تحت کنترل درآورید؟ هنگام سازماندهی دارایی های فیزیکی خود با نرم افزار موجودی، بهتر است این مراحل را دنبال کنید:
1. سازماندهی کنید - و برچسب دارایی نصب کنید
شما از قبل اهمیت سازماندهی موجودی خود را می دانید. این واقعا اولین قدم برای یک سیستم مدیریت دارایی موفق است. قفسه ها و واحدهای ذخیره سازی خود را تمیز کنید، بفهمید کجاست، و اضافه کردن برچسب دارایی به تمام دارایی های فیزیکی خود را در نظر بگیرید.
2. همه چیز را به نرم افزار خود پیوند دهید
همانطور که موجودی خود را برچسب گذاری می کنید، مطمئن شوید که برای هر چیزی که شرکت شما در اختیار دارد، یک نمایه جزئیات دقیق ایجاد کنید. اگرچه این قطعاً کار سختی است، اما متوجه خواهید شد که پس از ورود اولیه، هر روز زمان کمتر و کمتری را برای مدیریت موجودی خود صرف می کنید.
3. یک چک لیست دارایی ایجاد کنید
هنگامی که نرم افزار مدیریت دارایی خود را راه اندازی کردید، گزارشی تهیه کنید که تمام دارایی ها را در هر یک از مکان های ذخیره سازی شرکت شما فهرست می کند. دقیقاً مانند آن، شما چک لیست‌های دارایی بسیار دقیقی ایجاد کرده‌اید که می‌توانید برای هر چیزی از ممیزی‌های شرکتی گرفته تا زمان‌بندی تعمیر و نگهداری استفاده کنید.
4. ثابت بمانید
نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی زمانی بهترین کار را انجام می دهد که شما و تیمتان به حفظ دقت آن توجه داشته باشید. این بدان معناست که تصمیم بگیرید چگونه و چه زمانی سیستم موجودی خود را به روز کنید و به آن استراتژی پایبند باشید.
خوشبختانه، بهترین نرم افزار مدیریت موجودی دارای چندین ویژگی اتوماسیون تاثیرگذار است که در زمان، هزینه و استرس شما صرفه جویی می کند. از هشدارهای موجودی کم تا یادآوری در مورد تاریخ انقضا و پایان گارانتی آینده، شرکت شما مطمئناً از مزایای یک سیستم مدرن و دیجیتال موجودی بهره خواهد برد.
منبع: https://www.sortly.com/blog/physical-asset-management/
